“謝謝，謝謝！”近日，家住陜西省西安市蓮湖區的李師傅走進寶雞市鳳翔區養老保險經辦中心，他握著工作人員的手感激地說道。

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此前，李師傅來到該經辦中心，跟工作人員說他要在西安退休，可是在陳倉區原單位找了兩天都沒有查到當年的養老保險繳費記錄。李師傅2001年從鳳翔興翔紙業公司調到陳倉區工作，養老保險關系也隨之轉移。經辦中心工作人員打開數字化檔案管理系統，幾分鐘就查到了當年的繳費記錄和轉移憑證，為李師傅解決了燃眉之急。

近年來，鳳翔區養老保險經辦中心與檔案部門、其他行業溝通學習，形成了“存量檔案數字化、增量檔案電子化”的發展思路，推進檔案管理數字化工作，取得了顯著成效。

變革增量檔案整理方式

2019年開始，陜西省上線新版核心業務系統，啟用高拍儀拍攝留存電子檔案，檔案管理要求隨之發生變化--新版核心業務系統上線后產生的檔案都屬于增量檔案。由于2019年以前舊版業務系統未啟用高拍儀拍攝，無統一電子檔案，故2019年以前形成的所有業務檔案均為存量檔案。

業務檔案整理辦法要適應業務經辦對檔案管理要求的變化。經過深入調查研究，鳳翔區養老保險經辦中心對原有的檔案流程進行深入分析、流程再造，在與檔案局、軟件公司磋商后，提出了“以影像檔案為基準，紙質檔案從按照類別整理變為按照經辦時間整理，影像檔案按照類別、時間建立雙索引”的電子檔案整理思路。

2019年，通過與軟件公司合作，鳳翔區養老保險經辦中心將加工掃描的2011年前的1315卷業務檔案數字化成果全部接入核心業務系統，并開放查詢端口，檔案影像全部可以調閱查看，提高了檔案查詢利用效能，也促進了業務內審工作。

2019年9月，新版核心業務系統在寶雞市養老保險經辦系統上線運行，更加契合綜合柜員制經辦模式，檔案整理也隨之變化。為了適應綜合柜員制的工作特點，鳳翔區養老保險經辦中心將業務檔案劃分為紙質、影像兩類檔案。業務影像檔案指采用高拍儀對辦理業務過程中的留存資料進行拍攝，同步上傳至養老保險業務系統，全部實現增量檔案數字化加工；業務紙質檔案收集、整理、歸檔方式繼續按照陜西省相關管理服務規程執行。

數字化加工存量檔案

2019年8月，一對夫婦來到鳳翔區養老保險經辦中心查詢1996年在西鳳酒廠繳納社保費的轉移單，工作人員不到五分鐘就從掃描的電子檔案中查到了他們需要的資料。“沒想到這么容易就找到了，電子檔案就是方便。”這對夫婦激動地說。

鳳翔區養老保險經辦中心對于存量紙質業務檔案進行了數字化加工，讓紙質“死檔案”變成信息“活檔案”，更好地為社保經辦服務。

2018年，鳳翔區養老保險經辦中心制定推進數字檔案室創建工作的實施方案。經過與縣檔案局多次協商，鳳翔區養老保險經辦中心從2019年6月開始對中心2010年以前的所有庫存業務檔案統一由縣檔案局公開招標確定的專業公司進行全面數字化加工掃描。

在加工過程中，鳳翔區養老保險經辦中心抓住檔案整理、條目錄入兩個關鍵節點，把保證檔案完整性、錄入準確性作為重點任務，嚴格按照技術規范執行，發現問題及時整改，保證加工質量。